Un noyau de 5 représentants des différentes associations guides et scoutes de Belgique coordonne l’organisation de cette conférence européenne.  Ils agissent en concertation avec les comités européens scout et guide qui déterminent le contenu de la conférence.

La mise en œuvre pratique a lieu au sein de groupes de travail : Administration, logistique, finances, communication, animation, ressources humaines.  Chaque groupe est en charge d’éléments spécifiques :

Administration: Cette équipe gère les inscriptions, les traductions, invitations, le service de copie sur place, lost & found, guichet d’accueil et permanence durant la conférence, et coordination des transports

Logistique: Support global de l’événement… transport des participants, matériel, chaises, tables, préparation et réservation des salles, connections internet, éclairage, … You name it, they have it! (ou en tout cas, ils essaient!).
C’est ce groupe également qui s’occupe des repas de l’équipe de bénévoles.

Finances: Petit groupe, mais si important!!!  C’est lui qui tient les cordons de la bourse

Communication: développement des logos, charte graphique, site web.  Ils s’occupent de l’accueil des invités, de la presse et des intervenants extérieurs.  Ils gèrent également les photos et vidéos de l’événement, et prévoient le petit souvenir des participants.

Animation: Grâce à eux, la Conférence Européenne belge sera un souvenir inoubliable!  Ils gèrent la cérémonie d’ouverture, la soirée internationale, le temps de clôture, etc… Fête!!!  C’est aussi ce groupe qui gère les temps de réflexion, et les intermèdes humoristiques…

HR: L’équipe qui remplit les autres équipes! HR s’occupe de la transmission de l’info entre les équipes et assure une semaine de fun et de sens à Bruxelles cet été!

L’expérience vous tente ? c’est bien sur toujours possible!
Manifestez-vous auprès de hr(at)europeanconference.be pour signaler vos talents !